No.7
以為別人聽不到
人們在交往中特別重視自己給別人的"第一印象",給人的第一印象好,大家打起交道來會心情愉快,事情也會辦得更順利.可是第一印象,並不一定是見面才會有的,在此之前通過別人的介紹等方式,也可以形成.比如出于禮貌,人們在見面前,經常會通過電話約定見面的時間,地點等細節,這樣,你的第一印象就通過你的聲音傳給對方了,可以說你的電話形象,是你給對方的第一張"名片".
電話形象是人們在使用電話時的種種外在表現,是個人形象的重要組成部分.人們常說"如聞其聲,如見其人",說的就是聲音在交流中所起的重要作用.通話時的表現是一個人內在修養的反映,電話交流同樣可以給對方和其他在場的人,留下完整深刻的印象.
但是,在日常生活中,我們很多人都會忽略這樣的細節,那就是在和別人電話交流的時候,尤其是和自己比較熟悉的朋友,邊講電話邊吃東西,翻看書報以及忙些別的事情,並且發出很大的聲響,讓對方聽得清清楚楚.我們還會認為:反正別人看不見,不會知道我在和他(她)講話的時候,還在忙些別的事情.
只有當我們自己遭遇同樣的境遇時,我們才能體會到,自己的電話被別人心不在焉地處理掉,實在是太過分了.自己怎麼能這樣不被尊重呢?要是心胸狹窄一些的,朋友間的友誼大概就要產生間隙了.如果是工作關系方面的合作者,那麼接下來的合作,大概也會有問題.
可見,講電話中的學問還是不少的,如果不以為然或者是全不知情的話,也許就會做些後悔莫及的事情.一般來說,一個人的電話形象如何,主要由他使用電話時的語言,內容,態度,表情,舉止等多種因素構成.那麼怎樣給人一張得體的"聲音名片"呢?
首先,無論在哪里,接聽電話最重要的是傳達信息,所以打電話時要目的明確,不要說無關緊要的內容.語氣要熱誠,親切,聲音清晰,語速平緩.電話語言要准確,簡潔,得體.音調要適中,說話的態度要誠懇.
如果主動給對方打電話,要選擇好通話時間,不要打擾對方的重要工作或休息.要控制好通話的時間,不要聊起來沒完.如果對方當時不方便接聽電話,要及時收線,等時間合適再聯絡.
接聽電話要及時,應對要謙和,語言要清晰明快.如果對方要留口信,一定問清楚姓名,電話等細節,並及時傳達,免得耽誤別人的事情.
更不可接了電話就說"請稍等",撂下電話半天不理人家.如果確實很忙,可表示歉意,說:"對不起,請過XX分鍾再打過來,好嗎?"也可以記下對方的聯系方式,自己有時間之後再給對方打過去.
自報家門是一個與人方便,自己方便,且節約時間,提高效率的好方式.除非是特別有把握的時候,知道打電話的是誰,這樣的話可以省略.但是"禮多人不怪",即便是比較熟的朋友,在不是特別有把握的情況下,我們這樣說也沒什麼不當之處.
接電話時應當認真聽對方說話,而且不時有所表示,如"是","對","好","請講","不客氣","我聽著呢","我明白了"等等,或用語氣詞"唔","嗯","嗨"等,讓對方感到你是在認真聽.漫不經心,答非所問,或者一邊聽一邊同身邊的人談話,都是對對方的不尊重.即便是需要表示掛斷電話,不想繼續交談,也可以用語言委婉說出,同時找出比較穩妥的理由.
如果使用錄音電話,應事先把錄音程序編好,把一些細節考慮到.不要搞得太複雜,讓對方莫名其妙,不知所措.如果對方打錯了電話,應當及時告之,口氣要和善,不要諷刺挖苦,更不要表示出惱怒之意.
在辦公室接電話時聲音不要太大.接電話聲音太大會影響其他人工作,而且也會使對方感覺不舒服.如果對方沒有報上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,應禮貌,客氣地詢問對方:"對不起,您是哪一位?"
替他人接電話時,要詢問清楚對方姓名,電話,單位名稱,以便在回電話時為受話人提供便利.在不了解對方的動機,目的時,請不要隨便說出指定受話人的行蹤和其他個人信息,比如手機號等.
在電話中傳達有關事宜,應重複要點,對于號碼,數字,日期,時間等,應再次確認,以免出錯.掛斷電話前的禮貌不可忽視,在先于對方掛機時要輕.
總之,一根小小的電話線,傳遞出來的信息,遠遠超過了說出來的內容.雖然彼此沒有見面,但是我們的聲音,語氣,語速,甚至是一個舉動,如將電話夾在頭和脖子之間,扭過頭對旁邊的人說話等,對方都能感覺得到.
一根小小的電話線,傳遞的信息遠超過說出的話.我們的一個小舉動,電話那端也同樣可以感受得到.